13.1. Yleistä joukkueiden taloushallinnosta
Seuran kirjanpitoa hoidetaan myös joukkuekohtaisella tasolla. Joukkueen tulee tehdä toimintakaudelle (1.4. – 31.3.) talousarvio, joka laaditaan seuran tilikartan mukaisesti, ja jonka tulee olla vanhempainkokouksen hyväksymä.
Jokaisen joukkueen on kausittain suoriuduttava kaikista sitoumuksistaan. Joukkueen toimikauden menot eivät voi olla tuloja suuremmat, kun huomioidaan mahdollinen kauden alkusaldo, ts. edelliseltä kaudelta jääneet varat.
Yksittäiset joukkueet ovat vastuussa joukkueiden kaikista kuluista mukaan lukien valmentajien ja muiden toimihenkilöiden kustannukset sekä vuosittain perittävistä ry:n hallituksen vahvistamista Sodankylän Pallo ry:n hallintokuluista.
Joukkueiden johtajat vastaavat joukkueen budjetoinnista, raportoinnista, kulujen ja tulojen oikeellisuudesta sekä jatkuvasta vanhempien informoinnista. Joukkueiden kulut ja tulot kirjataan myös Sodankylän Pallo ry:n kirjanpitoon, jolloin kulujen ja tulojen tositteineen on oltava kunnossa. Lopullinen päätös siitä, mitkä tulot / menot ovat kirjattavissa olevia, on Sodankylän Pallo ry:llä.
Budjetoitavia kuluja ovat yllämainittujen lisäksi urheilullisesta toiminnasta muodostuvat kustannukset, kuten tilavuokrat, matkakustannukset, tuomaripalkkiot, ruokailut ym. Myös joukkueiden varustehankinnat on budjetoitava (esim. pelipaidat, edustustakit, verryttelyasut). Epäselvistä tapauksista on keskusteltava hyvissä ajoin Sodankylän Pallo ry:n puheenjohtajan kanssa, jotta varmistetaan kirjanpitolain vaatimusten täyttyminen.
Varojen hankinta toteutetaan joukkueenjohtajan johdolla.
Talousarvion mukaisista kausimaksuista ja muista pelaajilta perittävistä maksuista tehdään lasku Jopoxissa ja laskutetaan Jopoxilla.
Sodankylän Pallolla on Intrakauppa ja sopimus TeamPrintin kanssa seuratuotteiden tilaamisesta. Muita toimittajia ei saa käyttää ilman seuran lupaa.
Tilaukset tehdään vain, jos joukkue on budjetoinut hankinnan ja vanhempien kokous (aikuisjoukkueissa pelaajien kokous) on hyväksynyt hankinnan. Hankinnalle on oltava myös rahoitus kunnossa. Joukkueet voivat tilata vain urheilutoimintaan liittyviä varusteita ja tuotteita.
Kaikki joukkueen rahat ja omaisuus, joka on kerätty tai hankittu eri menetelmillä, on seuran omaisuutta, joka on joukkueen käytössä. Tätä omaisuutta ei saa luovuttaa, lahjoittaa tai myydä eteenpäin.
Joukkueelle kerätyt rahat (yhden kauden toimintaan) ovat joukkuekohtaisia. Kauden aikana joukkueesta toiseen (Sodankylän Pallo ry:n sisällä) siirtyvän pelaajan mahdollisesti mukana seuraavasta rahasummasta sopivat ao. joukkueenjohtajat ja pelaajan vanhemmat.
13.2. Budjetointi
Jaostonjohtajat käyvät joukkuekohtaiset budjetit läpi budjetit saatuaan ja antaa mahdolliset kommentit joukkueenjohtajille. Joukkueenjohtajat tekevät vaadittavat muutokset budjetteihin ja lopulliset budjetit on toimitettava Sodankylän Pallo ry:n puheenjohtajalle
Budjetoitaessa on kiinnitettävä erityistä huomiota joukkueen kassavirtaan. Joukkueilla on aina oltava vähintään 500 euroa tuloslaskelman ylijäämää (tulosta) tilapäismaksuja varten.
Kustannusten jaossa pelaajien vanhempien kesken on pyrittävä tasapuolisuuteen. Jos esimerkiksi pelaajia käy muun ikäluokan peleissä (nuoremman/vanhemman), on näiden pelaajien täysimääräisesti osallistuttava myös sen joukkueen kustannuksiin, jossa he tilapäisesti pelaavat.
Pelaaja on koko kauden ajan sen joukkueen alaisuudessa, johon hänet alkujaan on nimetty, ja hoitaa velvollisuutensa sinne. Mikäli pelaaja tilapäisesti pelaa toisessa joukkueessa, kyseisten joukkueiden johtajat pitävät kirjaa kustannuksista, ja kauden lopulla joukkueen johtajat sopivat keskenään kustannusten tasaamisen.
Mikäli pelaaja kauden aikana siirtyy pysyvästi toiseen joukkueeseen, siirtyy hänen velvoitteensa lähdön jälkeisen kuukauden alusta lähtien uuteen joukkueeseen. Kyseisten joukkueiden johtajat sopivat keskenään mahdollisesta varainsiirrosta joukkueiden välillä. Mikäli joukkueenjohtajat eivät pääse asiasta yhteisymmärrykseen, ratkaistaan asia seuran hallituksen kanssa. Mikäli vanhaan joukkueeseen on jäänyt miinusta, on se pelaajan joka tapauksessa hoidettava pois.
13.3. Seuranta ja raportointi
Joukkueenjohtajat seuraavat ja ovat vastuussa budjetin toteuttamisesta. Jos kauden aikana tulee yllättäviä ja sellaisina merkittäviä kustannuksia, kuten lisäturnauksia, on budjettia korjattava. Korjattu budjetti on toimitettava ensi tilassa jaoston puheenjohtajalle.
Joukkueenjohtajat vastaavat joukkueiden varainhankinnasta. Kuten on jo aiemmin todettu, on kassavirtaan kiinnitettävä erityistä huomiota, jottei joukkueen toimintaan tule yllättäviä katkoksia. Missään olosuhteissa ei hyväksytä negatiivista tuloslaskelmaan perustuvaa alijäämää (tulosta). Heti, kun joukkueen alijäämää ilmenee, aloittaa joukkueenjohtaja yhdessä vanhempien kanssa alijäämän syyn selvittämisen ja tekee tarvittaessa uuden laskelman vanhemmilta kerättävästä korotetusta kuukausimaksusta.
13.4. Joukkueen rahastonhoitaja
Rahastonhoitaja on joukkueen pelaajien vanhempien valitsema henkilö, joka vastaa joukkueen talouden hoidosta. Rahastonhoitajan tulee tehtävässään noudattaa lakeja ja asetuksia sekä seuran toimintaperiaatteita. Rahastonhoitajalla on käyttöoikeus joukkueen tiliin.
Huolehtii seuran hallinnon antamista muista mahdollisista tehtävistä
13.5. Joukkueen rahaliikenne
Joukkueilla on erilliset tilit Sodankylän Pallo ry:n konsernitilin alapuolella. Vain näitä virallisia tilejä ja ainoastaan näitä saa käyttää Sodankylän Pallo ry:n toiminnassa ts. mitään ulkopuolisia joukkueen yksityisiä tai yhdistystilejä ei saa olla!
Tälle Sodankylän Pallo ry:n tilille joukkueet keräävät pelaajilta tulevat maksut ja tilittävät erilaiset turnaus- sponsorointi- ja varainhankintatulot. Joukkueesta nimetty henkilö (=yleensä rahastonhoitaja) saa tiliin käyttöoikeuden.Tililtä maksetaan myös joukkueen menot, kuten tilavuokrat, pelimatkakulut, peliasut ja urheiluvälineet.
Nimetty henkilö saa myös tunnukset, joilla hän voi seurata tilitapahtumia, tulostaa tiliotteen ja tiliöidä tiliotteen kirjanpidon tositteeksi. Tiliotteet kuitteineen ja selvityksineen toimitetaan seuran puheenjohtajalle tilikauden päätyttyä 31.3, viimeistään 15.4 mennessä.
Joukkueen omaa tiliä ei voi, eikä saa käyttää käteisnostoihin, eikä missään tapauksessa omaan henkilökohtaiseen käyttöön.
Tilinkäyttöoikeuden joukkueen tiliin antaa seuran taloudenhoitaja. Joukkueen rahastonhoitajan vaihtuessa seuran taloudenhoitaja kouluttaa uuden rahastonhoitajan ja antaa uudet tunnukset.
Joukkueenjohtajan on varmistuttava, että joukkueen tilillä on tarpeeksi rahaa aiottuja maksuja varten.
13.6. Joukkueen tulot
Joukkueet ovat vastuussa omien kulujensa maksamisesta sekä joukkueen osuudesta Sodankylän Pallo ry:n hallintokustannuksista (jaostomaksut) Näiden kulujen kattamiseksi joukkueenjohtajat keräävät pelaajien vanhemmilta rahaa kustannusten kattamiseksi tai hankkivat tuloja talkootöillä, pelipaitamainoksilla, turnauksilla, joukkue-esitteillä jne. Joukkueilla on mahdollisuus varainhankintaan myös Sodankylän Pallo ry:n toiminnan kautta esim., varustesopimuksilla, joulukalenterien myynnillä, yksittäisillä tempauksilla jne.
Yhdistyslain (ry) mukaan kaikki eri aktiviteeteilla (mainokset, tempaukset, talkoot jne.) kerätyt rahat ovat joukkueen yhteisiä varoja eikä niitä saa käyttää henkilökohtaisiin hyvityksiin.
Pelaajien vanhemmilta kerättävät maksut on sovittava erikseen budjetoitujen kustannusten pohjalta. Varainkeruussa on muistettava, että tilillä olevat varat ovat joukkueen varoja. Pelaajat joukkueessa voivat vaihtua kaudesta toiseen, jolloin vuosittain vanhemmilta kerättävät maksut eivät saa nousta yli vuotuisten kulujen. On siis pyrittävä tasapuolisuuteen.
Kaikkea hankittua rahaa ei ole syytä (pakko) kuluttaa, vaan on järkevää jättää osa rahasta seuraavaa kautta varten. Vanhempiin ikäluokkiin mennessä kustannukset kasvavat ja aikaisemmin kertyneet rahat helpottavat niihin liittyviä paineita. Jäljellä oleva rahamäärä näkyy alkusaldona joukkueella alkavan kauden budjetissa.
Joukkueenjohtajalla on velvollisuus seurata joukkueelle tulevien maksujen suorittamista ja heidän tulee muistuttaa asianomaisia maksuviiveistä. On tärkeää huomioida, että joukkueella on mahdollisuus käyttää ainoastaan tilillä olevia rahoja, ei siis vielä laskutuksessa olevia mahdollisia tuloja etukäteen
13.7. Rahoituksen ja yritystukien hankinta
Joukkueet voivat hankkia lisärahoitusta Sodankylän ja Lapin yritysmaailmasta tekemällä talkootyötä. (Esim mainostenjako, lumityöt yms) tai hankkimalla yritystukijoita.
Tukijoiden hankkiminen on tapahduttava hyvien tapojen mukaan. Jaoston puheenjohtaja koordinoi tukijoiden hankintaa, jotta vältytään päällekkäisiltä mainosmyynneiltä samoihin yrityksiin.
13.7.1 Talkoot
Seura voi rahoittaa toimintaansa talkootöillä. Talkootyöllä kerätyt varat ovat seuran käytössä. Jokaiseen talkootyöhön tulee nimetä vastuuhenkilö, joka pystyy raportoimaan tarvittaessa seuran johdolle talkootyön eri vaiheista (reklamaatiot, kyselyt jne.) Joukkueiden osallistuminen seuran talkootöihin on välillä välttämättömyys. Näiden talkootöiden taloudellisen tuoton jaosta päättää seuran hallitus erikseen.
Talkootyön määritelmä:
Talkoisiin osallistuminen on aina vapaaehtoista
Kaikki saadut korvaukset tulevat lyhentämättöminä seuralle/jaostolle/joukkueelle.
Talkootyöstä ei koskaan makseta työn tekijälle palkkiota, vaan kerätyt varat ovat seuran/jaoston/joukkueen käytössä.
Talkootyöstä saatava hyöty on siis jaettava aina laajemmalle piirille kuin työn suorittajille
13.8. Joukkueen menot
Joukkueelle tulevat laskut maksetaan joukkueen tililtä. Maksun käytännön suorituksen tekee joukkueen rahastonhoitaja.
Laskujen käsittelyn helpottamiseksi joukkueenjohtajat varmistavat laskujen oikeellisuuden (esim. kuittaamalla laskun paikan päällä) ennen sen lähettämistä rahastonhoitajalle. Laskussa tulee näkyä sen joukkueen tunnus/nimi, jota se koskee. Ostokuitin ja mahdollisen tositteen joukkueenjohtaja toimittaa allekirjoitettuna rahastonhoitajalle.Ruokailuista ja majoituksista on liitteenä oltava osallistujaluettelo, josta selviää myös ajankohta, matkakohde ja tarkoitus.
Urheiluseuran kuluihin EI KUULU ALKOHOLILASKUT
13.9. Toimihenkilökorvauksien, matkakorvauksien ja tuomaripalkkioiden maksaminen
13.9.1Toimihenkilökorvauksen maksaminen.
Tätä käytetään myös muille kuin toimihenkilöille maksetuista satunnaisista kulukorvauksista.
Joukkueet ja jaostot eivät saa antaa alennuksia toimihenkilöilleen heidän junioreiden kausimaksuista vastikkeeksi heidän tekemästään vapaaehtoistyöstä seurassa vaan joukkue/jaosto tekee seuran suosituksia noudattaen päätöksen maksettavasta toimihenkilökorvauksesta.
Sodankylän Pallo ry maksaa toimihenkilöilleen toimihenkilökorvauksia kilometrikorvauksina ja päivärahoina. Jotta ko. korvaus olisi veroton maksaminen toteutetaan tämän ohjeen mukaisesti. Verottomilla korvauksilla on kuitenkin ylärajat, jotka löytyvät myös tästä ohjeesta.
Joukkueet ja jaostot EIVÄT MAKSA suoraan ko. korvauksia vaan maksaminen suoritetaan keskitetysti seuran taloudenhoitajan toimesta käyttäen Palkka.fi-ohjelmaa. Tällä menettelyllä korvauksien maksaminen linkittyy 1.1.2019 voimaan tulleeseen tulorekisteriin.
Jaostossa ja joukkueessa maksun saaja täyttää tämän ohjeen liitteenä olevan matkalaskun, johon merkitsee todelliset matkat ja päivärahat. Matkalaskussa on valmiit laskentakaavat ja niitä ei saa muuttaa.
Toimihenkilöt (Joukkueenjohtajat, valmentajat, huoltajat ja henkilöt, joille on päätetty maksaa toimihenkilön kulukorvausta voivat merkitä laskuun myös matkat kodin ja harjoituspaikan väliltä. Laskussa pitää näkyä kodin ja harjoituspaikan osoitteet)
Laskun voi tehdä sopivin väliajoin riippuen kauden alussa hyväksytystä korvaussummasta.
Matkalasku pitää hyväksyttää seuraavasti
Tämän jälkeen hyväksytty laskukopio toimitetaan seuran taloudenhoitajalle, alkuperäinen lasku jää joukkueen tai jaoston rahastonhoitajan kirjanpitomappiin.
Ensimmäisen laskun yhteydessä on lähetettävä myös viimeisestä verokortista kopio seuran taloudenhoitajalle. Verokortti vaihtuu myös 1.helmikuuta, jolloin pitää myös toimittaa uusi verokortti seuran taloudenhoitajalle.
Seuran taloudenhoitaja maksaa laskun yksilöintitietojen mukaan oikean joukkueen tai jaoston tililtä.
13.9.2 Tuomarimaksujen maksaminen
Tuomarimaksuja ei saa maksaa käteisellä tai suoraan joukkueen rahastonhoitajan toimenpitein.
Tuomari tekee kirjallisen laskun, jonka joukkueenjohtaja hyväksyy allekirjoituksellaan. Laskussa pitää näkyä tuomarin nimi, sotu, osoite, ja eroteltuna tuomaripalkkio, päiväraha ja kilometrikorvaus.
Tämän jälkeen hyväksytty laskukopio toimitetaan seuran taloudenhoitajalle, alkuperäinen lasku jää joukkueen rahastonhoitajan kirjanpitomappiin.
Ensimmäisen laskun yhteydessä on pyydettävä myös viimeisestä verokortista kopio seuran taloudenhoitajalle. Verokortti vaihtuu myös 1.helmikuuta, jolloin pitää myös toimittaa uusi verokortti seuran taloudenhoitajalle.
Seuran taloudenhoitaja maksaa laskun yksilöintitietojen mukaan oikean joukkueen tililtä.
13.9.3 Päivärahaoikeuden syntyminen
Päivärahaoikeus syntyy, jos matka suuntautuu yli 15 kilometrin päähän lähtöpisteestä.
Korvausten enimmäismäärät 1.1.2022 alkaen ovat:
kokopäiväraha (matkan kesto yli 10 tuntia) 45,00 €
osapäiväraha (matkan kesto yli 6 tuntia) 20,00 €
kilometrikorvaus oman auton käytöstä 0,46 €/km, kyydissä olevista matkustajista voi saada korotusta 3 sentiä
Jos matka-aika ylittää täyden vuorokauden, noudatetaan lisävuorokauden osalta seuraavia aikarajoja:
yli 2 tuntia/osapäiväraha
yli 6 tuntia/kokopäiväraha
Jos verovelvollinen ei ole työsuhteessa yleishyödylliseen yhteisöön tai ei muuten saa palkkaa/palkkiota tehtävästä, johon matka liittyy, on verottomana maksettaville kulukorvauksille asetettu tuloverolaissa seuraavat enimmäismäärät:
1. päiväraha enintään kahdeltakymmeneltä päivältä kalenterivuodessa;
2. kilometrikorvauksia enintään 2.000,00 euroa kalenterivuodessa.
13.9.4 Sodankylän Pallo ry:n suositukset toimihenkilökorvauksista vuodelle 2022 - 2023
13.11. Tilausoikeudet
Seuran hallitus on päättänyt euromääräiset rajat, joilla jaoston puheenjohtaja tai joukkueen johtaja voi hankintoja tehdä ilman, että hankintaa tarvitsee hyväksyttää seuran hallituksessa.
Hankinnan pitää liittyä jaoston tai joukkueen urheilutoimintaan, sen pitää olla toimintasuunnitelmassa ja juniorijoukkueen hankinnoissa sille pitää olla joukkueen vanhempien hyväksyntä.
13.12. Lopetettavan joukkueen rahat
Jos lopettavalle joukkueelle jää kauden päätteeksi rahaa, niin summa jaetaan seurassa toisessa joukkueessa jatkavien pelaajien henkilöluvun mukaan ja siirretään siinä suhteessa niille joukkueille, joihin pelaajat menevät. Rahaa ei saa siirtää takaisin pelaajille.
Siirryttäessä seurasta toiseen tai harrastuksen loppuessa rahat eivät missään tapauksessa siirry pelaajan mukana.
13.13. Taloudesta informointi pelaajien vanhemmille
Kaikkien tulee toiminnassaan muistaa, että joukkueiden kustannukset maksavat pelaajien vanhemmat joko suoraan tai epäsuoraan talkoilla, mainostuloilla yms. Heidän tulee olla riittävästi informoituja sekä joukkueen että seuran toiminnasta.
Joukkueenjohtajien velvollisuus on tiedottaa pelaajien vanhempia riittävän usein. Kuluvaan pelikauteen liittyvän tiedottamisen lisäksi on tärkeää informoida etukäteen riittävällä tarkkuudella seuraavan vuoden toiminnan laajuus ja siitä aiheutuvat kustannukset. Poikkeamat kaikista sovituista suunnitelmista on tiedotettava ajoissa.
Sodankylän Pallo ry informoi omista pelisäännöistään ja arvoistaan vanhemmille kohdistetuissa tilaisuuksissa, omissa seurajulkaisuissaan ja julkisen sanan välityksellä